Hvis du bruger Gmail, er det oplagt også at bruge Googles adressekartotek, der hedder Kontakter – både på mobil og på computer.
Kontakter rummer både telefonnumre og mailadresser (og en masse andre felter), og den bruges som adressekartotek og telefonliste, så man har det hele ét sted.
Nedenstående handler om, hvordan man gør på computeren (Windows 10).
Det starter i Excel
Hvis du har et par adresser i fx Excel, kan det se sådan ud:
Der kan natuligvis være mange, mange flere, men det er vigtigt at navn står i én kolonne, mail i en anden, telefonnummer i en tredje, adresse i en fjerde osv. I dette simple eksempel er der blot to poster (rækker) og tre kolonner.
For at adressene kan importeres i Kontakter, skal adresseoplysningerne ligge i en CSV-fil, og sådan en kan man umiddelbart lave direkte i Excel. Man vælger blot Gem som og vælger CSV:
CSV betyder egentlig comma-separated values, men her der det faktisk semikolonner, der bruges.
Prøver man at importere denne fil i Kontakter, går det imidlertid galt, for programmet kan ikke gætte, hvad indholdet i de enkelte kolonner er. Så den information skal lægges ind i CSV-filen.
Første række i CSV-filen skal indeholde såkaldte felt-beskrivelser, og der er rigtig mange, for Kontakter oprerer med hele 57 forskellige felter. Her er de alle sammen:
Name;Given Name;Additional Name;Family Name;Yomi Name;Given Name Yomi;Additional Name Yomi;Family Name Yomi;Name Prefix;Name Suffix;Initials;Nickname;Short Name;Maiden Name;Birthday;Gender;Location;Billing Information;Directory Server;Mileage;Occupation;Hobby;Sensitivity;Priority;Subject;Notes;Language;Photo;Group Membership;E-mail 1 – Type;E-mail 1 – Value;E-mail 2 – Type;E-mail 2 – Value;E-mail 3 – Type;E-mail 3 – Value;Phone 1 – Type;Phone 1 – Value;Phone 2 – Type;Phone 2 – Value;Address 1 – Type;Address 1 – Formatted;Address 1 – Street;Address 1 – City;Address 1 – PO Box;Address 1 – Region;Address 1 – Postal Code;Address 1 – Country;Address 1 – Extended Address;Address 2 – Type;Address 2 – Formatted;Address 2 – Street;Address 2 – City;Address 2 – PO Box;Address 2 – Region;Address 2 – Postal Code;Address 2 – Country;Address 2 – Extended Address
De tre felter, vil vil bruge er fremhævet overfor.
Jeg har lagt felterne ind i en CSV-fil, som du kan downloade her: kontakter-dummy.csv. Når du dobbelt klikker på den downloadede fil, vil den blive åbnet i dit regnearksprogram. I Excel kan det se sådan ud:
De tre felter, som vi bruger her, er brede. Resten er – for overskuelighedens skyld – gjort smalle.
Her bruger vi altså kolonne A til Navn, Kolonne AE til E-mail og kolonne AK til telefon. Når værdierne er sat ind med copy/paste, ser det sådan ud:
Filen gemmes nu som CSV, og derefter kan den importeres.
Der importeres
Du finder nemt Kontakter i Gmail via menuen i øverste højre hjørne – se billedet.
I Kontakter vælger du Importer kontakter, og du får muligheden for at vælge en CSV-fil.
Her er kontakter.csv valgt og klar til at bliver importeret:
Og her er den færdige import:
Efterfølgende kan du redigere de enkelte poster i programmet. Opdager du fejl, kan det ofte være nemmere at rette i Excel og importere igen.